PENGENALAN
Dalam
menguruskan sebuah organisasi, pengurusan yang berkesan itu suatu perkara yang
amat penting. Pengurus(Manager) berperanan memastikan setiap tugas yang
diberikan dilaksanakan dengan baik dan menepati objektif yang telah ditetapkan
oleh sesebuah organisasi. Terdapat beberapa peranan yang boleh dimainkan oleh
seseorang pengurus, yang dilaksanakan berdasarkan kesesuaian organisasi yang
dipimpin olehnya.
Peranan
yang pertama ialah sebagai seorang Pemimpin(Leader). Untuk melakukan sesuatu
perubahan ke arah yang lebih baik, atau melakukan penstrukturan semula agar
dijelmakan dalam wajah yang baru dan segar, pemimpin yang berkualiti amat
diperlukan. Seseorang pemimpin perlu merancang dan menyusun sesuatu organisasi,
dan memberi inspirasi kepada ahli-ahli dalam sesebuah organisasi agar mengikuti
dan bergerak ke arah matlamat yang ditetapkan oleh pengurus tersebut. Seorang
pemimpin berperanan dalam memberi motivasi intrinsik dan ekstrinsik misalnya,
dan memberi galakan dari semasa ke semasa kepada ahli-ahlinya. Ini termaksuklah
memberi suntikan semangat agar setiap dari ahlinya bekerja dengan efekrif bagi
mencapai sasaran yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan. Di samping itu,
peranan yang perlu dimainkan oleh seorang pemimpin ialah menyelsaikan masalah-masalah yang timbul pada
ahli dan memikirkan cara penyelesaian yang terbaik agar tidak mengganggi
prestasi ahli-ahlinya.
Peranan
yang kedua ialah sebagai Perunding(Negotiator). Seorang perunding memainkan
peranan apabila sesebuah organisasi itu sedang menjalani proses perubahan atau
sedang berkembang. Maka seseorang perunding itu perlu cekap untuk berunding
dengan pihak pihak tertentu seperti saingan, kontraktor, pembekal dan juga
pekerja atau ahli. Seseorang perunding itu perlu bijaksana dalam setiap proses
rundingan yang dilakakukan agar hasil rundingan itu memberi manfaat kepada
organisasinya. Kita harus sedar bahawa dari semasa ke semasa, sesebuah
organisasi pasti akan ditimpa konflik. Antara konflik yang boleh berlaku ialah
sesama pekerja ataupun pekerja dengan pihak pengurusan. Maka perunding akan
meluangkan banyak masa untuk berunding dan berbincang bagi mencari penyelasian
yang terbaik.
Peranan
yang ketiga ialah sebagai sebagai tokoh(Figurehead). Peranan ini bermaksud
mereka terlibat dalam menetapkan misi dan visi sesebuah organisasi. Tokoh
sesebuah organisasi akan menjelaskan misi dan visi kepada pekerja-pekerja agar
mereka faham dan tahu arah dan tujuan akhir sesebuah organisasi tersebut.
Selain itu, mereka akan terlibat dalam upacara rasmi, seperti melancarkan atau
merasmikan sesebuah program yang dijalankan oleh organisasinya. Selain itu,
diri mereka menggambarkan organisasi itu. Mereka mencerminkan imej sesebuah
organisasi. Perkara ini dapat dilihat dari cara mereka berpakaian, cara
berkomunikasi serta perbuatan mereka sehari-hari di tempat kerja mereka.
Peranan
pengurus yang keempat ialah sebagi badan perhubungan(Liaison Officer). Badan
perhubungan ini berperanan menyampaikan visinya kepada para pekerja atau
ahli-ahli dalam sesebuah organisasi. Tujuannya agar setiap ahli tahu dan peka
dengan perubahan yang berlaku. Selain itu, peranan badan perhubungan ini
memberi penjelasan agar ahli atau pekerja faham dengan perubahan dan selesa
dengan perubahan yang berlaku. Dengan itu, kerja-kerja pengurusan akan menjadi
lebih lancar,efektif dan efisien. Perlu kita tahu, bahawa badan perhubungan
berperanan dalam berinteraksi selain dengan badan-badan di dalam organisasi,
mereka juga berperanan menjaga interaksi dengan individu atau kumpulan yang
berada luar daripada organisasi.
Peranan
yang kelima ialah sebagai jurubicara(spokeperson). Dalam sesebuah organisasi,
pada kebiasaannya, seseorang pengurus memainkan peranan sebagai jurubicara.
Seseorang jurubicara akan mewakili sesebuah organisasi dan menyampaikan
mesej-mesej daripada organisasinya dengan efektif. Seseorang jurubicara
mempunyai kredibilit yang tinggi serta apabila berdepan dengan pelbagai
persoalan daripada pelbagai pihak tentang organisasinya, dia mampu menjawab
dengan baik. Serta jawapannya dapat diterima.
Peranan
yang keenam ialah sebagai Pemula(Initiator). Sebagi pemula, seseorang pengurus
itu akan mengambil pelbagai inisiatif untuk melakukan perubahan yang lebih baik
apabila perlu kepada organisasinya. Sekiranya dia mempunyai sesuati buah
fikiran yang praktikal, maka buah fikirannya akan diimplementasikan agar dapat
mencapai tujuan-tujuan yang ditetapkan. Pemula juga berperanan untuk menyediakan
latihan dan bimbingan untuk membina keyakinan diri. Seseorang yang memainkan
peranan sebagai pemula akan memberi ruang kepada pekerja atau ahlinya untuk
melakukan kesilapan, serta mengambil iktibar daripada kesilapan yang dilakukan.
Ini penting dalam proses ahli atau pekerja belajar untuk menjalankan tugas
dengn lebih efisien. Mereka akan menentukan beberapa tindakan yang akan
dilakukan dan melihat sekiranya ada jalan lain yang lebih praktikal untuk
digunakan.
Itulah
antara enam peranan yang dimainkan oleh seorang pengurus. Kita akan pergi
dengan lebih terperinci berkaitan beberapa peranan dengan melihat dengan teliti
beberapa artikel yang telah dipilih.
PERANAN
PENGURUSAN BERDASARKAN ARTIKEL PERTAMA
Artikel
yang pertama yang dijadikan contoh untuk memaparkan salah satu daripada peranan
pengurusan bertajuk ”Vice Chancellor Inauguration Speech” daripada Egerton
University. Artikel ini dimuat turun daripada http://www.egerton.ac.ke/index.php/Vice-Chancellor/vice-chancellor-inauguration-speech.html
Ucapan ini adalah ucapan seseorang itu yang
dilantik sebagai Vice Chancellor. Dalam artikel ini kita dapat melihat
peranannya sebagai seorang Pemimpin(Leader). Ini berdasarkan pada petikan dalam
artikel itu iaitu :
“Mr. Chancellor Sir,
I, therefore, accept the mantle of leadership you have just laid on my
shoulders with profound gratitude for the trust and honour you have invested in
me and also with the promise that I will not weakly crumble under its weight
but will adjust my whole being to it - whatever the extent of
self-transformation required - so that it and I become one. In other words,
from this moment onwards, I dedicate myself to the onerous task of being a
leader of this University.”
Dalam
petikan ini menunjukkan ucapannya dan penerimaan watikahnya sebagai seorang
pemimpin(Leader) kepada Egerton University.
Seterusnya sebagai seorang pengurus yang
memainkan peranan sebagai seorang pemimpin(Leader) dia juga berperanan memberi
motivasi dan galakan kepada ahli-ahlinya.. Berikut merupakan contoh dorongan
yang diberikan kepada organisasi yang dipimpin olehnya iaitu Egerton University
:
“A team spirit is an ideal I truly cherish. I
imagine that the task of leading Egerton University is akin to that of
directing a boat in a long journey. This boat does not have an engine but uses
paddles to propel it. There are many paddlers and for this boat to move fast
and in the right direction all the paddlers must do their bit. The paddling must also be synchronized in
order for the journey to continue. I wish to appeal to
everyone in this University to be a part of our boat's crew.”
Dalam
petikan di atas, kia dapat lihat bahawa Vice Chancellor yang baru dilantik
memberikan gambaran sebuah pasukan yang ideal. Dia mengumpamakannya sebagai
sebuah bot yang sedang berlayar dalam satu perjalanan yang jauh. Bot itu
dibayangkan tidak mempunyai enjin tetapi mempunyai pengayuh yang banyak. Maka
setiap daripada ahli memegang satu pengayuh. Setiap dari mereka perlu jelas
hala tuju, dan bersama-sama mengayuh membawa bot itu sampai ke destinasinya.
Prof. Henry Mintzberg menyatakan bahawa seseorang pemimpin perlulah membawa dan
memimpin ahli-ahlinya agar bergerak dengan efektif bagi mencapai matlamat yang
telah ditetapkan. Petikan diatas menggambarkan dengan baik salah satu ciri-ciri
pengurusan iaitu peranan sebagai Pemimpin(Leader).
Seterusnya
ialah puisi yang didedikasikan oleh Vice Chancellor kepada ahli-ahlinya dalam
ucapan pelantikannya agar dapat memberi inspirasi kepada semua ahli dalam
organisasi di bawah urusannya :
This
Journey!
“We march into a new stretch of the journey
like pilgrims, certain and not certain
because the distance is long, so long
and the progress slow
because the journey is difficult.
like pilgrims, certain and not certain
because the distance is long, so long
and the progress slow
because the journey is difficult.
But we march into the
journey in great strides
with a purpose
and I, a Moses figure, in the lead
with the sceptre and the flowing gown
you've entrusted me with today
utter a humble prayer for human and divine guidance ?
to navigate our beloved Egerton
into a new-millennium university.
Let's all journey then students,
staff and the community
like Socrates long ago seeking, ceaselessly seeking for the great good
for this university that we hold so dear
so that when at last,
on the home stretch we hear the trumpet of triumph and elation
from the shrine of Egerton ancients
we will all join in the ceremony of victory
as celebrants in dreams, visions and missions cherished, ingrained and well-lived.
And then we continue with this journey!”
with a purpose
and I, a Moses figure, in the lead
with the sceptre and the flowing gown
you've entrusted me with today
utter a humble prayer for human and divine guidance ?
to navigate our beloved Egerton
into a new-millennium university.
Let's all journey then students,
staff and the community
like Socrates long ago seeking, ceaselessly seeking for the great good
for this university that we hold so dear
so that when at last,
on the home stretch we hear the trumpet of triumph and elation
from the shrine of Egerton ancients
we will all join in the ceremony of victory
as celebrants in dreams, visions and missions cherished, ingrained and well-lived.
And then we continue with this journey!”
Dalam
puisi tersebut, dia menggambarkan bahawa beliau sedang membawa krea-krewnya
berlayar dalam satu perjalanan yang jauh, serta memberi peringatan akan
kesukaran perjalanan tersebut. Namun diingatkan bahwa perjalanan yang jauh itu
mempunyai matlamat untuk membawa universiti yang dipimpin olehnya ke arah
perubahan yang lebih baik. Pada
akhirnya, dia memberi inspirasi,dorongan dan motivasi agar setiap ahli terus
bekerja dengan efektif. Beliau membawa para staf ,pelajar dan komuniti
universiti agar membayangkan hari kejayaan mereka. Pada hari kejayaan yang
gilang gemilang tersebut, semua ahli komuniti universti akan bergembira
menyambutnya dalam satu upacara mulia bagi meraikan universti mereka mencapai
segalan impian, misi dan visi universiti tersebut.
Begitulah
antara contoh peranan sebagai seorang Pemimpin(Leader) yang ditonjolkan oleh
Vice Chancellor dalam ucapan sempena penerimaan watikan pelantikannya.
PERANAN
PENGURUSAN BERDASARKAN ARTIKEL KEDUA
Seterusnya,
artikel kedua yang bertajuk ”The Best and Worst Job in a Company”, yang ditulis
oleh Lance. Ianya berkaitan dengan skop kerja ”General Manager”. Dalam artikel ini, beliau banyak menjelaskan dan
menerangkan tentang peranan pengurus sebagai seorang Pemula(Initiator).
Dalam
petikan berikut menunjukkan ciri-cirinya :
“Manager
must balance the perspectives of all of his or her direct reports, solid and
dotted line. As you walk down the corridor from the General Manager’s
office, you will see the offices of the Controller, Marketing, Sales,
Engineering, Operations, Service, and Human Resources. While the first job of
the General Manager is to get superstars in each of these positions, the
reality is that this (almost) never happens. Thus the General Manager has to
coach and shore up whatever area is weak.”
Sebagai seorang Pemula(Initiatior), dia juga terlibat dalam
meningkatkan prestasi pekerja-pekerjanya atau dipanggil sebagai Entrepreneurship Process apabila dia
mengetahui selok belok sesuatu kerja itu dan cara untuk melaksanakannya dengan
lebih efektif dan efisien. Perlu bagi dia mengetahui selok belok bidang yang
diuruskannya. Antara yang boleh dilakukan bagi meningkatkan prestasi adalah
meletakkan mereka yang mempunyai kemahiran yang diperlukan agar setiap bahagian
dalam organisasi itu dapat berjalan dengan baik.
Petikan
seterusnya dapat artikel kedua berkaitan dengan proses perkembangan
keupayaan(Capability Development Process) yang dilaksanakan pada pengurus kecil
bagi memainkan peranan dengan baik sebagai Pemula(Initiatior) :
“Since
the most important word in General Manager is “general,” it is obvious that
having experiences in all of the key areas, finance, marketing and sales,
engineering, etc., is a prerequisite. For instance, it is best if
engineering managers spend time in marketing and operations (which of course
they do not want to do). Sometimes we give the GM candidate a pass on one
area, e.g., operations. We never give the GM candidate a pass on
strategic thinking. A great exercise for the aspiring GM is to be in
charge of the division strategic plan at least once. For the equipment
business, I think every GM candidate needs to have run a product development
through its various phases. This can span one product or, better yet,
many. Product development management is a great training ground for
general management since its cross-functional responsibilities make it
essentially a mini-General Manager position. The aspiring GM needs to
have taken at least a finance short course (profit and loss, balance sheet,
cash flow, return on assets, net present value, etc.) and must have had extensive customer
interactions and developed significant customer relationships over long periods
of time. We look for proven judgment and an ability to deal with reality
like it is.”
Petikan
tersebut memberi cadangan bahwa setiap yang akan mengambil peranan sebagai
pengurus, perlulah mengetahui selok-belok dalam setiap badan dalam sesebuah
organisasi dengan terlibat secara langsung untuk bekerja dalam bahagia tersebut
buat beberapa tempoh. Ini bagi memberi gambaran kepada pengurus, bagaimana
setiap badan beroperasi, dan ini dapat membantunya dalam membuat keputusan
sebagai pengurus
dengan lebih cepat,cekap dan tepat. Latihan-latihan di pelbagai seksyen yang
dijalankan pada pekerja, akan memberikan mereka persediaan serta keyakinan yang
cukup untuk memikul sesuatu tanggungjawab dalam organisasi tersebut. Kesilapan
yang dilakukan juga lebih mininum apabila mereka mempunyai pengalaman-pengalaman
yang berkaitan.
Itulah
antara contoh yang memberikan gambaran secara ringkas tentang peranan
Pemula(Initiator). Pemula berperanan memberikan latihan yang kondusif agar
setiap ahli dalan organisasi dapat menjalankan tugas mereka dengan cekap serta
tepat berdasarkan pengalaman yang diperolehi ketika menjalankan pelbagai
latihan yang disediakan oleh Pemula(Initiatior).
PERANAN
PENGURUSAN BERDASARKAN ARTIKEL KETIGA
Peranan
yang dimainkan oleh seseorang pengurus sebagai Badan Perhubungan (Liaison
Officer), akan dilihat dalam beberapa petikan dalam sebuah artikel yang
bertajuk, ”What are The Duties of a
Manager in The Workplace” , ditulis oleh Cindy Phillips. Berikut adalah
contoh petikan yang menggambarkan peranan sebagai seorang Badan Perhubungan(Liaison
Officer) :
“Communication may be one of the most important
responsibilities of a manager to keep the workplace running efficiently.
Employees need to know the mission and goals of the business and what is
expected of them to achieve those results. Managers must have the ability to
comprehend directives from upper management and to then translate them to staff
so that everyone is on the same page. A manager's communication
responsibilities may also entail resolving conflicts, motivating employees,
speaking to the public on behalf of the company and preserving customer
relationships.”
Seorang
yang memainkan peranan sebagai Badan Perhubungan, bertanggungjawab untuk
berkomunikasi dengan individu-individu dalam organisasinya dengan efektif. Dia
berperanan sebagai saluran komunikasi antara bahagian pengurusan dan ahli-ahli
dalam bahagian yang lain. Ini bagi memastikan setiap pekerja atau ahli dapat
mengetahui maklumat-makulmat yang relevan berkaitan dengan peranan mereka
disampaikan dengan betul. Mereka juga berperanan sebagai orang yang mewakili
pihak organisasi untuk berbincang dengan pihak luar. Maka seseorang yang
memainkan ini perlu mempunyai kemahiran berkomunikasi yang efisien agar tidak
berlaku sebarang kekeliruan. Komunikasi yang efektif akan melicinkan
mentadbiran dan pelbagai masalah dapat ditangani dengan sebaik mungkin mengikut
prosedur yang ditetapkan oleh sesebuah organisasi.
Petikan
seterusnya dalam artikel yang sama juga menggambarkan skop peranan seorang yang
bertugas sebagai badan perhubungan(Liaison Officer) :
”Managers
are responsible for staffing the business. In a small business, this includes
creating job descriptions, running advertisements for open positions, reviewing
resumes and applications, interviewing prospective employees, hiring and
firing. The manager oversees his staff, ensuring they are trained properly,
follow company guidelines and policies, perform the job satisfactorily and
receive feedback on a regular basis. Depending on the size of the company, the
manager may also be responsible for the payroll function including tallying
work hours, calculating pay, processing checks and tracking vacation days and
other time off.”
Dalam
petikan ini, menggambarkan dengan jelas peranan seseorang badan perhubungan(Liaison
Officer), yang terlibat dengan bahagian pengurusan kewangan untuk melihat wang
yang diagihkan, sebelum membuat keputusan untuk mengupah pekerja baru bagi
meningkatkan prestasi organisasi, atau memecat pekerja yang difikirkan menjadi
punca kepada penurunan prestasi dalam organisasinya. Ini amat penting kerana
mereka tahu keadaan semasa organisasi disebabkan sering berkomunikasi dengan
mereka. Mereka tahu di mana masalah, kekurangan dan aspek-aspek yang boleh dan
perlu dipertingkatkan.Kemudian mereka akan membawa perkara-perkara tersebut
pada pering pengurusan yang lebih tinggi.
KESIMPULAN
Sebagi
kesimpulan, kita dapat melihat tiga peranan pengurusan iaitu sebagai
Pemimpin(Leader), sebagai Pemula(Initiator), dan akhir sekali sebagai badan perhubungan(Liaison
Officer). Setiap dari mereka mempunyai peranan yang amat penting bagi
memastikan sesebuah organisasi berjalan dengan lancar.
Ada
yang berperanan khusus dalam memberikan gambaran abstrak konsep kerjasama yang
diinginkan serta memberikan inspirasi dan dorongan kepada ahli-ahli dalam
organisasi agar berusaha dengan sebaik mungkin bagi mencapai sasaran yang
ditetapkan. Ada yang yang berperanan sebagai menyediakan latihan agar kemahiran
setiap daripada ahli atau pekerja dapat menjalankan tugas dengan lebih cekap
dan dapat memikul tanggungjawab baru yang difikirkan layak dan sesuai untuk
mereka. Selain itu, terdapat juga peranan sebagai orang tengah yang menyalurkan
maklumat daripada pihak pengurusan yang lebih tinggi kepada ahli-ahli bawahan.
Seterusnya berperanan untuk berkomunikasi dengan efektif bagi mengetahui
masalah-masalah dan konflik yang berlaku dalam sesebuah organisasi agar dapat
diselesaikan dengan segera sebelum menjejaskan perjalanan sesebuah organisasi.
Ringkasnya,
bahagian pengurusan merupakan bahagia teras dalam sesebuah organisasi.
Perkembangan sesebuah organisasi, konflik dan masalah yang timbul merupaka
masalah kompleks yang memerlukan kemahiran dan pengalaman yang banyak untuk
memikirkan penyelesaian yang betul dan cepat mengambil tindakan bagi
mengatasinya.
Akhir
kata, peranan pengurusan yang paling sukar ialah sebagai Pemimpin(Leader). Ini
pada kefahaman seseorang yang memimpin perlu jelas hala tuju yang ingin dibawa
olehnya. Perkara ini amat penting kerana walau semantap mana ahli-ahli
melaksanakan tugas mereka, namun jika di bawah Pemimpin yang silap, bahtera
yang hebat juga boleh karam di tengah lautan akibat dipukul ombak.
Peranan
seseorang Pemimpin itu saya katakan sebagai yang paling sukar kerana merekalah
yang memberi kata putus dalam setiap perkara pada peringkat tertinggi dalam
organisasi tersebut. Keputusan yang dibuat oleh mereka akan mempengaruhi
prestasi dan halatuju sesebuah organisasi. Bahkan penampilan serta cara mereka
berbicara juga akan memberi impak kepada ahli-ahli dalam sesebuah organisasi.
Seorang
pemimpin juga perlu sentiasa peka dengan keadaan organisasinya agar tidak
membuat tindakan, andaian, kesimpulan serta keputusan yang tidak munasabah.
Pemimpin juga perlu membuat keputusan dengan adil. Mereka perlu mempunyai
integriti yang tinggi agar kelangsungan sesebuah organisasi terus berjalan di
bawah pimpinan mereka. Oleh itu, saya simpulkan bahawa peranan yang paling
sukar ialah sebagai seorang pemimpin, kerana perjalanannya diibaratkan penuh dengan
onak dan duri. Kadangkala keputusan yang sukar dan segera perlu dilakukan demi
kebaikan organisasi.
APENDIKS :
1. Tuitoek, J.K.(2013). Vice Chancellor Inauguration Speech.
Dimuat turun pada 1 November 2015 daripada http://www.egerton.ac.ke/index.php/Vice-Chancellor/vice-chancellor-inauguration-speech.html
2. Lance, A.(2011). The Best
and Worst Job in The Company. Dimuat turun pada 2 November 2015 daripada http://www.lanceglasser.com/Business/GM.html
3. WSJ.(2009). What are The Commone
Mistakes of New Managers. Dimuat turun pada 2 November 2015 daripada http://guides.wsj.com/management/developing-a-leadership-style/what-are-the-common-mistakes-of-new-managers/
4. Phillips, C.(2015). What are The
Duties of a Manager in The Workplace? Dimuat turun pada 2 November 2015
daripada http://smallbusiness.chron.com/duties-manager-workplace-24280.html
5. Mind Tools.(2015). Mintzberg’s
Management Roles. Dimuat turun pada 2 November 2015 daripada https://www.mindtools.com/pages/article/management-roles.htm
